Dokumentation

Hier findest du sämtliche Hinweise zum Umgang mit finalpro. Alle Bereiche und Funktionen sind ausführlich beschrieben.




➀ Erste Schritte

Zu Beginn sind noch einige Angaben notwendig. Logge dich dazu als Organisator mit deinen Benutzerdaten ein. Klicke links in der Navigation auf Einstellungen. Jetzt kannst du System- und Maileinstellungen vornehmen. Passe die Einstellungen entsprechend an.




  Bankverbindung & Paypal

Wenn du über finalpro Rechnungen für deine Kunden erstellen möchtest, gebe hier deine Bankverbindung an. Du kannst auch deine Paypaladresse hinterlegen. So können deine Kunden auch direkt per Paypal bezahlen. Dies kannst du für jede Rechnung individuell entscheiden.

Die Paypal-Sandbox dient dem Test. So kannst du mit dir selbst eine Testzahlung auslösen, die bei Paypal nicht gebucht wird. Stelle die Funktion nach dem Testen auf no ! Weitere Details zu Rechnungen und Zahlungen findest du in der entsprechenden Rubrik.


  Call-Prefix

Wenn du über den PC mittels einer Dialersoftware (z.B. MicroSIP) telefonierst, kannst du die Rufnummer mittels der Call-Präfixeinstellung an den Dialer übergeben. Weitere Hinweise hierzu findest du hier unter dem Punkt Sonstige Funktionen -> Telefonie-Unterstützung.



  Mail-Einstellungen

Klicke im DropDown auf Mail-Einstellungen und trage jeweils deine gewünschte Mailadresse ein. Für Emails kannst du hier auch dein Impressum hinterlegen. HTML wird hier nicht überstützt.


  Logos & Icons

Gestalte dein eigenes finalpro. Hier kannst du die Logos und Icons mit deinen eigenen austauschen. Lade einfach die gewünschten Bilddateien hoch. Logos und Icons werden automatisch ersetzt. Hinweis: Solltest du geänderte Bilder oder Icons nicht direkt sehen, dann lösche deinen Browsercache.


  Test-Mail

Mit diesem Tool kannst du eine Testmail versenden. So kannst du überprüfen, ob Emails bei dir ankommen.



➁ Benutzergruppen & Benutzer

Es gibt 4 verschiedene Benutzergruppen. Jede Gruppe besitzt eigene Zugriffsrechte auf unterschiedliche Bereiche:

Organisator
Der Organisator hat Admin-Rechte. Er kann sämtliche Systemeinstellungen vornehmen und hat uneingeschränkten Zugriff auf alle Bereiche.

Projektleiter
Der Projektleiter hat Zugriff auf seine Projekte. Er kann Projekte, Aufgaben und Projektmitglieder verwalten.

Projekt-Mitglieder
Projektmitglieder haben Zugriff auf Projekte, in denen sie involviert sind. Sie haben Zugriff auf die ihnen zugeteilten Aufgaben.

Kunden
Kunden können ihr Projekt (sofern von dir gewollt), live mitverfolgen, jedoch keine direkten Änderungen am Projekt vornehmen. Sie können Angebote und Rechnungen einsehen, herunterladen,(on-/offline) bezahlen und Verträge, Dokumente oder Proofs mit nur einem Mausklick freigeben.

Darüber hinaus sehen Kunden nur, was sie sehen sollen. Du kannst Arbeitszeittabellen oder einzelne Dateianhänge individuell für jeden Kunden sichtbar oder unsichtbar machen.



In der folgenden Tabelle siehst du, wer auf welche Bereiche Zugriff hat:

Funktion Organisator (Admin) Projekt-
Leiter
Projekt-
Mitglied
Kunde
Systemeinstellungen ändern
JA
NEIN NEIN NEIN
Benutzer anlegen und bearbeiten
JA
JA
NEIN NEIN
Benutzer löschen
JA
NEIN NEIN NEIN
Projekte anlegen
JA
JA
NEIN NEIN
Projekt-Mitglieder hinzufügen / löschen
JA
JA
NEIN NEIN
Zugriff auf Projekte
JA (alle)
JA (nur involvierte)
JA (nur involvierte)
JA (nur involvierte & wenn von dir gewollt)
Aufgaben anlegen
JA
JA
JA
NEIN
Projekt-Dateien hochladen
JA
JA
JA
JA (wenn von dir gewollt)
Arbeitszeiten tracken
JA
JA
JA
NEIN
Angebote erstellen
JA
JA
JA
NEIN
Angebote bearbeiten
JA
JA
JA
NEIN
Zugriff auf Angebote
JA
JA
JA (nur seine)
JA (nur seine)
Rechnungen erstellen
JA
NEIN NEIN NEIN
Rechnungen bearbeiten
JA
NEIN NEIN NEIN
Zugriff auf Rechnungen
JA
NEIN NEIN
JA (nur seine)
Tickets erstellen
JA
JA
JA
JA
Zugriff auf Leads
JA
JA
JA (nur zugeteilte)
JA (eingeschränkt über Projekt)
Leads anlegen / importieren
JA
JA
NEIN NEIN
Leads bearbeiten
JA
JA
JA (nur zugeteilte)
NEIN
Zugriff auf Arbeitszeittabelle
JA
JA
JA (nur eigene Zeiten)
JA (wenn von dir gewollt)
Aktivitäten verfolgen
JA (alle)
JA (nur involvierte)
JA (nur involvierte)
JA (nur involvierte)
Zugriff auf Finanzberichte
JA (alle)
NEIN NEIN NEIN
Zugriff auf Finanz-Transaktionen
JA
NEIN NEIN NEIN
Bildschirmpräsentationen durchführen
JA
JA
JA
JA
Bildschirmpräsentationen verfolgen
JA
JA
JA
JA
Dokumente in den Papierkorb legen
JA
JA
JA
NEIN
Dokumente im Papierkorb wiederherstellen oder löschen
JA
NEIN NEIN NEIN


  Personal und Buchhaltung

Du kannst einem beliebigen Mitglied Personal- und Buchhaltungsfunktionen ermöglichen. Somit erhält das Mitglied den Zugriff auf diese Bereiche. Mehr dazu findest du im Abschnitt Benutzer anlegen und bearbeiten.


✪ Um zu diesem Bereich zu gelangen, klicke in der linken Seitennavigation auf Personen. Dort findest du Mitglieder, Kunden und Archiv.



  Eigene Firmendaten anpassen

Klicke in der linken Seitennavigation auf Personen und dann auf Mitglieder. Dann oben rechts auf den blauen Button [eigene Firma bearbeiten]. Passe deine Angaben im Popup-Formular an. Trage entweder deine Ust-ID oder deine Steurernummer ein. Die Nummer wird dann auf Rechnungen angezeigt.

Der Verantwortliche ist der Inhaber, Geschäftsführer oder das verantwortliche Vorstandsmitglied des Unternehmens. Diese Person wird ebenfalls auf der Rechnung angezeigt. Ebenso ggf. notwendige HRB-Angaben.



  Mitglied hinzufügen

Klicke in der linken Seitennavigation auf Personen und dann auf Mitglieder. Dann oben links auf den blauen Button [+ Mitglied hinzufügen]. Fülle das Formular aus.

Im DropDown kannst du auswählen, ob es sich um ein normales Mitglied oder um einen Projektleiter handelt.


Vergebe ein Passwort und teile es dem Mitglied mit. So kann es sich mit seiner Mailadresse und dem Passwort einloggen. Der Stundensatz dient der Abrechnung von Arbeitszeiten innerhalb von Projekten. Er kann hier hinterlegt werden und muss größer als NULL sein. Du kannst den Stundenlohn später individuell in den einzelnen Arbeitszeitaufzeichnungen anpassen.

  Personal- und Buchhaltungsrechte
Soll das Mitglied Zugriff auf den Personal- und Buchhaltungsbereich (Rechnungen/Transaktionen...) erhalten, dann aktiviere die Checkbox unter Zusatzfunktionen. Beachte bitte, das nur der Organisator diese Checkbox sieht.



  Mitglied bearbeiten

Klicke in der Mitgliederlister beim entsprechenden Mitglied ganz rechts auf den grauen DropDown-Button. Wähle Mitglied bearbeiten aus.



  Details anzeigen

Unter Details anzeigen erhältst du eine Übersicht über das Mitglied. Dort siehst du, in welchen Projekten das Mitglied involviert ist, welche Aufgaben es hat und welche LEADS es betreut.



  Mitglied einem Projekt hinzufügen

Klicke in der Mitgliederlister beim entsprechenden Mitglied ganz rechts auf den grauen DropDown-Button. Wähle zum Projekt hinzufügen aus.

Jetzt kannst du das Mitglied zu einem oder mehreren Projekten hinzufügen, sofern es Projekte gibt, in denen das Mitglied noch nicht hinzugefügt wurde.



✪ Um zu diesem Bereich zu gelangen, klicke in der linken Seitennavigation auf Personen und dort auf Kunden. Du gelangst nun zu Kundenübersicht.



  Kunde anlegen

Du kannst in finalpro beliebig viele Kunden anlegen. Klicke dazu oben links auf den blauen Button [+ Kunde hinzufügen].

  Kunde bearbeiten

Klicke in der Kundenübersicht beim entsprechenden Kunden ganz rechts auf den grauen DropDown-Button. Wähle Kunde bearbeiten aus.



  Kunde zu einem Projekt hinzufügen

Klicke in der Kundenübersicht beim entsprechenden Kunden ganz rechts auf den grauen DropDown-Button. Wähle zum Projekt hinzufügen aus.



  Details anzeigen

Unter Details anzeigen erhältst du eine Übersicht über den Kunden. Dort siehst du, in welchen Projekten er involviert ist. Darüber hinaus kannst du dem Kunden auch hier Dateien, Dokumente und Verträge zur Verfügung stellen, die er über seinen Zugangsbereich downloaden und freigeben kann. Mehr dazu findest du hier unter dem Punkt Kundenmanagement.



  Ust-ID / VAT

Wenn du die Umsatzsteuer-ID oder VAT-Nummer des Kunden einträgst, wird diese dauerhaft auf Gültigkeit geprüft. Hierbei wird jedoch lediglich geprüft, ob die Nummer existent ist. Daher empfehlen wir dir, einmalig zu überprüfen, ob die Nummer auch zur entsprechenden Firma gehört. Die Nummer wird, sofern eingetragen, in Rechnungen angezeigt. Mehr dazu findest du im Abschnitt Rechnungen.




  Personen deaktivieren / ausschließen

Du kannst jede Person und jeden Kunden (mit Außnahme des Organisators) generell oder vorübergehend ausschließen. Klicke dazu einfach in der Kunden- oder Mitgliederansicht bei der gewünschten Person auf den rechten DropDown-Button.

Wähle dort [ins Archiv verschieben] aus. Die Person befindet sich von dort an im Archiv und kann sich nicht mehr einloggen.



  Personen wieder aktivieren

Du kannst jede deaktivierte Person wieder aktivieren. Dazu gehe ins Archiv und klicke bei der gewünschten Person auf Wiederherstellen. Die Person wird dann aus dem Archiv geholt und kann sich wieder wie gehabt einloggen.


Hinweis

Wenn du Personen oder Kunden ins Archiv verschiebst, hat das keine Auswirkungen auf Zusammenhänge mit dieser Person. Sie gilt lediglich als deaktiviert. So bleibt sichergestellt, dass Koversationen und Ereignisse aus der Vergangenheit erhalten bleiben.



  Passwort für Mitglied oder Kunde festlegen

Beim Anlegen von Mitgliedern oder Kunden kannst du ein Passwort für den Login vergeben. Teile das Passwort der Person mit. Die Person kann sich dann mit dem Passwort und seiner hinterlegten Emailadresse einloggen.

  Achtung! Wenn du Stammdaten von Kunden oder Mitglieder bearbeitest (Mitglied oder Kunde bearbeiten), wird dir das Passwort nicht angezeigt. Das Eingabefeld ist leer. Trage nur ein neues Passwort ein, wenn es geändert werden soll.


  Passwort ändern durch Mitglied oder Kunde

Jeder Benutzer kann sein Passwort selbstständig ändern. Dazu klickt man auf der Loginseite auf Passwort vergessen. Dannach erhält man einen Link per Email, über den man das Passwort ändern kann.

Gesperrte Benutzer, die sich im Archiv befinden, erhalten keine Email.




➂ Mein persönlicher Bereich

Jeder Benutzer kann seine Profileinstellungen aufrufen und anpassen. Dazu klickt man oben rechts in der Menüleiste auf den eigenen Namen.


Hier kann jeder seine persönlichen Daten hinterlegen und ggf. ändern. Ebenso kann hier auch ein Profilfoto hochgeladen werden.

Das beste Ergebnis bei der Ansicht eines Profilfotos erzielt man, indem man ein möglichst quadratisches Bild verwendet.




       

Jede Benutzergruppe hat ein eigenes Dashboard (Start-Übersichtsseite). Dort werden die Informationen, die für dieses Mitglied bestimmt sind, angezeigt.

Schaue dir die oben aufgeführten Dashboardbilder an. So erkennst du, wer welche Informationen erhält.

Während der Organisator eine Gesamtansicht erhält, sehen alle anderen Benutzer nur Informationen zu Aufgaben und Projekten, in denen sie involviert sind.

Kunden haben über ihr Dasboard Zugriff auf ihr Projekt (sofern von dir gewollt), auf ihre Angebote, Rechnungen und bereitgestellte Dokumente oder Dateien.


Jedes Mitglied verfügt über einen persönlichen Aufgabenbereich. Dort findet man auf einem Blick seine Termine, Projektaufgaben, Tickets und Leads.

Die Übersicht erleichtert die Erledigung der anstehenden ToDo`s. Notwendige Details zur Aufgabe lassen sich von hieraus direkt aufrufen.

Über die Checkbox können durch Klick Aufgaben direkt als erledigt gekennzeichnet werden. Ebenso können von hier aus Kundenangebote erstellt und nachgehalten werden.


finalpro kümmert sich automatisch darum, Mitglieder und Kunden über zugeteilte Aufgaben, Tickets, Angebote oder Rechnungen zu informieren.

Wenn du also z.B. eine Aufgabe anlegst und sie an jemanden im Team delegierst, erhält das Mitglied automatisch eine Benachrichtigung im System und auch per Email.




Das Gleiche gilt für Tickets, Angebote und Rechnungen. Selbst um Zahlungserinnerungen (sofern du die Rechnungsfunktion nutzt) musst du dich nicht kümmern. Dies geschieht ebenfalls ganz automatisch.

Auch bei Zeitüberschreitungen von Aufgaben und Angebotsfristen informiert das System voll automatisch.



In diesem Bereich sieht der Organisator alle Mitglieder-Aktivitäten zu sämtlichen Projekten. Alle anderen Mitglieder und Projektleiter sehen hier nur Aktivitäten zu Projekten, in denen sie involviert sind.




➃ Projekte

Projekte planen, erfassen und (gemeinsam) umsetzen

In finalpro kannst du beliebig viele Projekte für alle möglichen Bereiche erstellen. Ob Inhouse- und oder Kundenprojekte. Ein Projekt beinhaltet verschiedene Bereiche zur Zusammenarbeit und Kommunikation, die du nutzen kannst.

Grundsätzlich können beliebig viele Mitglieder an einem Projekt arbeiten. Dazu können Aufgaben individuell an bestimmte Projektmitglieder verteilt werden. Diese erscheinen dann in der Aufgabenliste des jeweiligen Mitgliedes. Darüber hinaus werden die Mitglieder automatisch per Mail über die Zuteilung neuer Aufgaben informiert.

Bei einem Kundenprojekt kann der Kunde - sofern von dir gewollt - den Projektverlauf mitverfolgen. Er kann Einsicht in die Projektdetails und Aufgaben nehmen. Er kann jedoch keine Veränderungen vornehmen. Änderungswünsche und Hinweise kann der Kunde über den Diskussions- und Ticket-Bereich kommunizieren.

Um ein neuess Projekt anzulegen, klicke in der linken Seitennavigation auf Projekte. Du gelangst damit zur Projektübersicht. Klicke dort oben rechts auf [ + Neues Projekt]


Beschreibe das Projekt und fülle die entsprechenden Eingabefelder aus.

Grundsätzlich kannst du du jede Art von Projekte anlegen. Neben Kundenprojekte kannst du so z.B. auch interne Entwicklungen als Projekt gestalten.

Weitere Beispiele könnten sein:
- Jahresziele
- Quartalsziele
- Abteilungsziele
- Meilensteine
usw.

Bei einem Kundenprojekt kannst du festlegen, was der Kunde sehen darf. So kannst du ihm z.B. Zugriff auf Arbeitszeiten, Projekt-Leads oder auch projektbezogene Dateiuploads gewähren. Die Zugriffsrechte kannst du auch nachträglich jederzeit beliebig in den Projekteinstellungen ändern.



Nachdem du ein neues Projekt erstellt hast, kannst du zusätzliche Mitglieder und auf Wunsch den Kunden zum Projekt hinzufügen.

Wenn du einen Kunden hinzufügst, hat er über seinen Login Zugriff auf das Projekt. Er kann es live mitverfolgen, jedoch keine Änderungen am Projekt vornehmen. Er kann auch keine Aufgaben hinzufügen. Er sieht auch nur die Bereiche innerhalb des Projekts, die du für ihn freigegeben hast. Siehe hierzu auch den Abschnitt Rollen & Rechte in diesem Handbuch.

Um Mitglieder, Projektleiter oder einen Kunden mit dem Projekt zu verknüpfen, gehe wie folgt vor:
Klicke beim gewünschten Projekt ganz rechts auf den Dropdown-Button und wähle Personen verwalten aus.


Jetzt kannst du beliebige Mitglieder und - sofern gewollt - den Kunden hinzufügen.

Bei einem Mitglied, klicke im linken Auswahlfeld auf deine Firma. Du erhälst dann im rechten Auswahlfeld die möglichen Mitglieder angezeigt. Wähle die gewünschte Person aus der Liste aus und klicke auf zum Projekt hinzufügen.


In der Tabelle darunter siehst du, wer schon Zugriff auf das Projekt hat. Wenn du alle Personen hinzugefügt hast, klicke auf Speichern, damit deine Auswahl übernommen wird.


Unter Projekte findet jeder die Projekte, auf die er Zugriff hat. Mit Klick auf den Projektnamen gelangt man zur Projektübersicht.


Auf der Projektübersicht siehst du die wesentlichen Projektinformationen sowie sämtliche bereits erfolgten Projektaktivitäten.

Neben den Projektzeiten siehst du hier auch auf einem Blick, wer in diesem Projekt involviert ist.

Der Fortschrittbalken zeigt dir das Verhältnis zu erledigten und noch offnenen Aufgaben an und ist dynamisch, da weitere Aufgaben hinzu kommen könnten.

Von dieser Übersichtsseite aus gelangst du zu allen anderen Projektbereichen.



Um Aufgaben für ein Projekt zu erfassen, benötigst du zuerst eine Aufgabenliste. Diese kannst du mit [+ Neue Aufgabenliste] erstellen. Die Liste wird dann im Listenbereich angezeigt. Beim Anlegen der Liste kannst du entscheiden, ob der Kunde die Liste bei einem Kundenprojekt - sofern er Zugriff auf sein Projekt erhalten soll - sehen kann.


Listen und Aufgaben innerhalb der Listen, können beliebig mit gehaltenem Mausklick verschoben werden.

Jetzt kannst du damit beginnen, Aufgaben zu erfassen. Klicke dazu auf [+ Neue Aufgabe] in der zuvor erstellen Liste. Wähle für die Erledigung der Aufgabe den Beauftragten aus, sofern du es nicht selbst bist. Die jeweilige Person erhält dann automatisch eine Nachricht, dass ihr eine Aufgabe zugeteilt wurde. Die Aufgabe wird zudem im persönlichen Aufgabenbereich angezeigt.

Du kannst die Reihenfolge der Aufgabenlisten jederzeit durch Verschieben ändern. Klicke dazu auf einen freien Bereich im Aufgabenbereich (der Cursor ändert sich) und halte die Maustaste gedrückt. Verschiebe nun die Liste an die gewünschte Position. Ebenso kannst du auch Aufgaben von einer Liste in eine andere verschieben oder die Reihenfolge der Aufgaben innerhalb der gleichen Liste ändern.

Um eine Aufgabe innerhalb der Aufgabenliste anzusehen, klicke auf die Aufgabenüberschrift. Erledigte Aufgaben kannst du abhaken, indem du die Checkbox vor der Aufgabe markierst. Um eine Aufgabe zu ändern oder zu löschen, klicke rechts neben der Aufgabe auf den Dropdown-Button.


Eine Diskussion beginnen
Im Diskussionsbereich können sich alle untereinander zum Projekt austauschen. Dazu wird zuerst ein Diskussionsthema [+ Neues Thema] erstellt. Das Thema erscheint dann auf der Übersicht. Anschließend können dort Beiträge und Antworten gepostet werden.


Jede Diskussion kann beliebig vor dem Kunden verborgen werden.

Zu jedem Post können Dateianhänge hochgeladen werden.



Im Gantt-Chart werden alle offenen Aufgaben sortiert nach Aufgabenlisten und Einzelaufgaben dargestellt. Das ermöglicht den schnellen Überblick in der Zeitverlaufsansicht.



Dateien bereitstellen
Es gibt im Projektbereich die Möglichkeit, beliebig viele Dateien hochzuladen. Grundsätzlich kann beim Upload entschieden werden, ob ein eventueller Kunde (sofern "hochgeladene Projekt-Dateien" in der Projekteinstellung nicht ausgschlossen wurde) Zugriff auf diese Datei erhalten soll. So kann man dem Kunden z.B. den aktuellen Stand seines Projekts übermitteln.



Uploads sind in folgenden Bereichen möglich:
Projektübersicht / Dateien
Diskussionen
Tickets
Notizen

Es lassen sich beliebig viele Dateien gleichzeitig hochladen. Die maximale Uploadgröße beträgt je Upload 150MB. Beim Upload kann zudem entschieden werden, ob Projektmitglieder durch eine gesonderte Benachrichtigung über diesen Upload informiert werden sollen. Dabei können Mitglieder einzeln ausgewählt werden.

Uploads lassen sich nachträglich über die rechte Dropdown-Navigation in den Papierkorb verschieben. Ebenso kannst du hier ggf. die Zugriffsrechte für einen Kunden ändern.

Eine Übersicht der erfolgten Uploads findest du im jeweiligen Projektbereich und unter dem Menüpunkt "Dateien".



Ticket-System
Mitglieder und Kunden können projektbezogene Tickets eröffnen. Dies ist sinnvoll, wenn es z.B. ein Problem bei der Projektarbeit gibt.

Tickets werden einer verantwortlichen Person zugewiesen. Ebenso kann man Abteilungen für Tickets festlegen, wie z.B. "Support" "EDV"... Lege daher zuerst die Abteilung(en) unter TICKETS / Abteilungen in der rechten Seitennavigation an.



Du kannst beliebig viele Abteilungen anlegen und ändern. Ebenso kannst du Abteilungen temporär deaktivieren. Diese erscheinen dann nicht bei der Abteilungsauswahl und gelten im System als "inaktiv".

Auch kunden können Tickets zum Projekt eröffnen.

Ticket anlegen
Ticktes lassen sich über die Projektübersicht anlegen, aufrufen oder bearbeiten. Ebenso geht dies auch über die linke Seitennavigation unter "TICKETS". Erstelle ein neues Ticket unter [+ Neues Ticket].

Ticket anzeigen
Um ein angelegtes Ticket anzuzeigen, klicke auf die Überschrift des gewünschten Tickets. Jedes Ticket erhält eine fortlaufende ID.

Ticket schließen
Erledigte Tickets können unter der Auswahl Geschlossen als erledigt abgelegt werden. Geschlossene Tickets lassen sich zudem jederzeit wieder öffnen.



Arbeitszeiten festhalten
Im Projektbereich kann jeder seine aufgewendete Arbeitszeit für die Erledigung von Projektaufgaben automatisch erfassen. Die erfassten Zeiten lassen sich dann hinterher z.B. für Kundenrechnungen verwenden, die dann bei der Rechnungserstellung auswählbar sind. Darüber hinaus erhält man durch die Aufzeichnungen eine Übersicht, wie hoch der bisherige Zeitaufwand für das Projekt war.

Arbeitszeit mittels TIMER automatisch aufzeichnen
Klicke auf den Button [Timer starten], um die Arbeitszeit aufzuzeichnen. Der Timer läuft so lange im Hintergrund, bis du ihn beendest. Dabei spielt es keine Rolle, wo du dich gerade in finalpro befindest.


Sanduhr
Sobald der Timer läuft, wird dir dies auch oben in der Navigation mittels einer Sanduhr angezeigt. Solltest du den Projektbereich verlassen, erinnert dich die Uhr weiterhin an die Aufzeichnung.


Aufzeichnung beenden oder abbrechen
Du kannst die Aufzeichnung jederzeit beenden oder komplett abbrechen. Klicke dazu auf [Timer stoppen] oder auf die Sanduhr.

Wenn du auf den Mülleimer [roten Button] klickst, wird die Aufzeichnung gelöscht!

Wenn du auf Timer stoppen [orangen Button] klickst, öffnet sich das nachfolgende Formular. Dort kannst du Details zur Aufzeichnung erfassen:


Wähle - sofern gewünscht - die dazugehörige Aufgabe in der Liste aus, an der gearbeitet wurde. Der Entgelt-Stundensatz (für Abrechnungen von Arbeitszeiten für Mitglieder oder beim Kunden) kann hier beliebig geändert werden und ist nur für den Organisator oder Projektleiter sichtbar. Bitte achte darauf, dass du nur Zahlen einträgst. Also z.B. 25.00 oder 52.50! Bitte kein KOMMA, sondern einen PUNKT als Nachkomma verwenden.

Hinweis
Du kannst den Timer von überall aus stoppen oder löschen. Klicke dazu einfach auf die Sanduhr in der oberen Kopfzeile.

Manuelle Arbeitszeit-Aufzeichnung
Neben der Timerfunktion, kannst du auch Arbeitszeiten manuell aufzeichnen und nachträglich erfassen. Siehe hierzu den Menüpunkt Arbeitsseitentabelle. Klicke dort auf [+ Protokollzeit].



Zu diesem Bereich gelangst du über die linke Seitennavigation unter Arbeitszeittabelle.


Übersicht erfolgter Arbeitszeiten
In der Arbeitszeittabelle kannst du alle erfassten Arbeitszeiten verfolgen. Du kannst die Zeiten beliebig nach Zeitraum, Mitglied oder Projekt selektieren. So erhältst du schnell eine Übersicht, wie groß z.B. der Arbeitsaufwand für ein bestimmtes Projekt war. Ebenso laufen hier auch die Arbeitszeiten für Kundenrechnungen zusammen, wenn diese dem Kunden in Rechnung gestellt werden sollen.

Arbeitszeiten nachträglich erfassen
Du kannst hier Arbeitszeiten nachträglich manuell erfassen. Klicke dazu auf [+ Protokollzeit]. Wähle die entsprechenden Bezüge aus. Der Entgelt-Stundensatz (für Abrechnungen von Arbeitszeiten für Mitglieder oder beim Kunden) kann hier beliebig geändert werden. Bitte achte darauf, dass du nur Zahlen einträgst. Also z.B. 25.00 oder 52.50! Bitte kein KOMMA, sondern einen PUNKT als Nachkomma verwenden.

Ausstehende und genehmigte Zeiten
Ausstehende Zeiten sind Einträge, die noch nicht frei gegeben wurden. Ändere den Eintrag von "Ausstehend" zu "Genehmigt". Damit ist der Arbeitszeiteintrag abrechnungsfähig. Nur genehmigte Zeiten lassen sich in Rechnungen als Positionen auswählen.

Abgerechnete Zeiten
Abgerechnete Zeiten sind solche, die bereits als Position in Rechnungen eingebunden wurden. Ausstehende Stunden stellen die Differenz zwischen den Gesamtstunden und bereits abgerechneten Stunden dar.

WICHTIGER HINWEIS
Wenn du keine Rechnungen über finalpro für deine Kunden erstellen möchtest empfehlen wir dir, einen Muster-Kunden anzulegen. Nenne diesen Intern. So kannst du sämtliche Arbeitszeiten über diesen Kunden intern abrechnen. Andernfalls gelten sämtliche Arbeitszeiten dauerhaft als Ausstehend.



Sowohl der Organisator als auch der Kunde kann über den Projektbereich auf erstelle Projekt-Rechnungen zugreifen. Wie man Rechnungen erstellt, erfährst du unter dem Menüpunkt Angebote & Rechnungen.

Beispiel-Rechnung in der System- und PDF-Ansicht





Im Notiz-Bereich kann jeder persönliche Notizen hinterlegen. Das ist gerade bei der Bearbeitung von Aufgaben sehr hilfreich. Nur der Verfasser kann seine Notizen einsehen.



Leads zum Projekt
Wenn zum Projekt Leads generiert oder bearbeitet werden, können diese über den Projektbereich Leads angezeigt werden. Diese lassen sich beliebig selektieren und sortieren.

Genaue Kontaktdaten werden hier jedoch zum Schutz nicht angezeigt. Ebenso können Leads von hier aus auch nicht bearbeitet werden. Durch klick auf [Details] erhält man die Einträge aus den Bearbeitungsverlauf.

Lead-Statistik
Zu den Projekt-Leads wird automatisch eine Statistik generiert. Diese zeigt den prozentualen Lead-Anteil gemäß des Lead-Status (Pipeline) an.






➄ PRÄSENTATIONEN

In finalpro kannst jeder seinen Bildschirm mit bis zu 10 Teilnehmern gleichzeitig teilen. So kann man im Rahmen von Telefonaten oder Telefonkonferenzen beliebige Dokumente, Webseiten oder Programme präsentieren. Die Teilnehmer können dazu auf den Bildschirm des Präsentierenden blicken.

Wichtig dabei ist, dass alle Teilnehmer die gleiche Webmeeting-ID eingeben. Diese ID darf nur aus Zahlen bestehen. Also z.B. 12345 oder 444. Teile die ID den Teilnehmern mit.

Bitte beachte, dass beide Seiten einen PC-DESKTOP-WEBBROWSER (Firefox / Chrome / EDGE) verwenden. Androidsysteme oder Smartphones werden derzeit von den Browsern nicht unterstützt.

Präsentator/in
Als Präsentator/in klicke auf den Button [Ich bin Präsentator/in] und folge den Anweisungen.

Teilnehmer/in
Als Teilnehmer/in klicke auf den Button [Ich bin Teilnehmer/in] und folge den Anweisungen.





➅ ANGEBOTE & RECHNUNGEN

Erstellung von Angeboten, Kostenvoranschlägen und Rechnungen

Angebote
Du kannst kinderleicht Angebote oder Kostenvoranschläge/Schätzungen für Kunden oder Interessenten erstellen. Dabei kannst du auch eine Angebotsfrist einbinden, bis wann das Angebot gültig sein soll. Ebenso kannst du ein Angebot auch zu einer Rechnung konvertieren. Wird das Angebot also unverändert angenommen, kannst du daraus mit nur einem Mausklick eine Rechnung generieren.

Rechnungen
Erstelle Rechnungen aus vorherigen Angeboten oder setze eine neue Rechnung auf. Du kannst die Rechnungspositionen frei erfassen. Darüber hinaus kannst du auch automatisch Projektarbeitszeiten auslesen und als Positionen mit abrechnen. Selbst automatisierte wiederkehrende Rechnungen können erzeugt werden. So musst du nicht die gleiche Rechnung regelmäßig erneut für einen Kunden erstellen. Die Automation übernimmt für dich den Versand von Zahlungserinnerungen.




Angebote und Kostenvoranschläge
Jedes Mitglied kann Angebote und Kostenvoranschläge erstellen. Der Organisator und Projekleiter hat Zugriff auf alle Angebote. Während Mitglieder nur Zugriff auf ihre eigenen Angebote erhalten.


Ein Angebot erstellen
Um ein Angebot zu erstellen, klicke auf [+ Neues Angebot]. Wähle nun den Kunden aus der Liste aus. Solltest du den Kunden noch nicht angelegt haben, hole dies unter dem Menüpunkt [Personen] in der linken Seitennavigation nach.

Du kannst grundsätzlich Angebote mit oder auch ohne einer Projektzugehörigkeit erstellen. Wenn sich dein Angebot also nicht auf ein Kundenprojekt, sondern z.B. auf eine andere Dienstleistung oder ein Produkt bezieht, dann lasse die Projektauswahl im Angebots-Eingabeformular leer.

Beginne nun, die Angebotspositionen zu erfassen. Summen werden immer ohne Währungssymbol erfasst. Im Feld MwSt. - Satz % ist nur die Zahl (also z.B. 19) einzutragen. Rabatte können als Summe oder Prozentsatz gewährt werden. Wenn du dem Kunden kein Paypal als Zahlungsmöglichkeit anbieten möchtest, aktiviere das Kästchen Online-Zahlung deaktivieren. Wenn du fertig bist, klicke auf [Erstellen].

Angebot versenden
Die Angebotsmitteilung wird nicht automatisch versendet. Das hat den Vorteil, dass du das Angebot noch einmalmal ansehen und ggf. überarbeiten kannst.

Damit nun dein Kunde Zugriff das Angebot erhält, klicke beim entsprechenden Angebot auf das Dropdownfeld ganz rechts. Wähle dort Benachrichtung senden aus. Dein Kunde erhält dann automatisch eine Email mit einem Link, über den er das Angebot aufrufen kann. Solltest du das Angebot im Nachhinein noch mal ändern, kannst du deinen Kunden über die Änderung erneut informieren.

Alternativ kannst du das PDF-Angebot auch speichern und deinem Kunden per Email zusenden, wenn du ihm keinen Onlinezugriff erlauben möchtest.



Was du vorab wissen solltest
Im Rechnungsbereich kannst du kinderleicht einzelne oder auch wiederkehrende Rechnungen erstellen, die das System für dich automatisch generiert. Dabei stehen dir viele Funktionen zur Verfügung.



Eine neue Rechnung erstellen
Klicke auf [+ Neue Rechnung]. Es öffnet sich nun die Eingabemaske, in der du alle relevanten Rechnungsinformationen auswählen und erfassen kannst.

Wiederkehrende Vorlage?
Wenn ja, aktiviere die Checkbox. Weitere Informationen zu wiederkehrenden Rechnungen findest du weiter unten in diesem Handbuch.

Betreff
Gebe eine kurze, aber aussagekräftige Überschrift zur Rechnung an. Zum Beispiel: Projekt Neukundengewinnung

Kunde auswählen
Wähle den Kunden aus, für den die Rechnung bestimmt sein soll. Dieser muss zuvor unter Personen/Kunden angelegt sein.

Projekt auswählen - oder ohne Projektbezug
Du kannst Rechnungen für ein bereits angelegtes Projekt, oder auch Rechnungen ohne einen Projektbezug erstellen. Ganz gleich, ob es sich dabei um eine Dienstleistung oder ein Produkt handelt. Handelt es sich um ein bestehendes Projekt, können in der Rechnung Arbeitszeiten - sofern diese erfasst wurden - direkt ausgelesen und abgerechnet werden.

Rechnungsdatum / Zahlungsziel
Wähle das Datum der Rechnungsstellung sowie das Zahlungsziel aus. Auf bevorstehende oder überschrittene Zahlungsziele (Mahnung) wird deine Kunde automatisch per Email informiert.

Referenz
Hier kannst du eine zusätzliche Referenz angeben, die auf der Rechnung angezeigt wird.

Abzurechnende Positionen
Wenn keine getrackten Arbeitszeiten aus einem angelegten Projekt zur Verfügung stehen - oder jetzt nicht abgerechnet werden sollen -, klicke auf Freiformrechnung. Andernfalls auf Rechnung basierend auf der nachverfolgten Arbeitszeit im Projekt. Hierbei werden die vorhandenen Arbeitszeiten, die noch nicht abgerechnet wurden und als Genehmigt markiert sind, als Rechnungspostitionen eingebunden.

Nun kannst du in beiden Fällen beliebig viele Freiformpositionen hinzufügen. Beachte dabei bitte, dass in Mengenfeldern keine Währung angegeben wird und Nachkommastellen durch einen Punkt (kein Komma) zu trennen sind.

Durch Klick auf Ein weiteres Element hinzufügen erhältst du eine weitere Positionszeile. Du kannst so beliebig viele Postionen anlegen.

Steuersatz
Trage den Mehrwertsteuersatz - sofern zutreffend - in das Feld ohne %-Zeichen ein. Also z.B.: 19

Rabatte
Es gibt zwei Rabattarten, die du gewähren kannst. Preisrabatt (€) oder prozentualer Rabatt (%).

On- / Offline-Zahlungen
Du kannst deinen Kunden generell über den Menüpunkt Einstellungen die Möglichkeit der Onlinezahlung mittels Paypal anbieten. Dabei kannst du bei jeder Rechnung separat entscheiden, ob für diese Rechnung eine Onlinezahlung möglich sein soll. Dein Kunde kann dann beim Aufruf der Rechnung mit nur einem Mausklick über Paypal bezahlen. Möchtest du dies nicht, aktiviere das Kontrollkästchen Onlinezahlung deaktivieren. Generell erscheint deine Firmenbankverbindung auf der Rechnung. So kann dein Kunde selbst entscheiden, welche Zahlungsweise er nutzen möchte.

Rechnung versenden
Die Rechnungsinfo an den Kunden wird nicht automatisch versendet. Bei automatischen wiederkehrenden Rechnungen betrifft dies nur die 1. Rechnung. Das hat den Vorteil, dass du sie noch mal ansehen und ggf. überarbeiten kannst.

Damit nun dein Kunde Zugriff auf die Rechnung erhält, klicke bei der entsprechenden Rechnung auf das Dropdownfeld ganz rechts. Wähle dort Benachrichtigung senden aus. Dein Kunde erhält dann automatisch eine Email mit einem Link, über den er die Rechnung aufrufen kann. Solltest du die Rechnung im Nachhinein noch einmal ändern, kannst du deinen Kunden über die Änderung erneut informieren. Wiederkehrende Rechnungen werden ab der 2. Rechnung automatisch generiert und dein Kunde per Email mit Link zur Rechnung informiert.

Alternativ kannst du die PDF-Rechnung auch speichern und deinem Kunden per Email zusenden, wenn du ihm keinen Onlinezugriff erlauben möchtest.






Wiederkehrende Rechnungen
Soll dein Kunde eine vorherige Rechnung erneut mit den gleichen Rechnungspositionen erhalten, kannst du die vorherige Rechnung klonen und dann nachträglich (Hinweise / Rechnungsdatum / Zahlungsziel) bearbeiten.

Wenn im Vorfeld bereits feststeht, dass der Kunde die gleiche Rechnung in regelmäßigen Abständen erhalten soll, dann nutze die Funktion "Wiederkehrende Rechnung". So erhält dein Kunde die Rechnung jeweils automatisch zum vereinbarten Intervall.

Erstellte Rechnungen verwalten

In der Rechnungsübersicht findest du alle Rechnungen, die du erstellt hast. Hier siehst du auf einem Blick, welche Rechnungen noch offen und eventuelle Zahlungsziele Überschritten sind.

Darüber hinaus kannst du hier für jede Rechnung weitere Funktionen aufrufen:
- Rechnung anzeigen
- Rechnung bearbeiten
- Rechnung als PDF erstellen
- Benachrichtigung an Kunden senden
- Rechnung stornieren
- Rechnung klonen
- Zahlung aufzeichnen
- Rechnung in den Papierkorb werfen

Zahlungseingänge aufzeichnen
Erfasse Zahlungseingänge ganz leicht und direkt über die jeweilige Rechnung. Egal, ob es sich dabei um eine Teilzahlung oder Vollzahlung handelt. Teilzahlungen werden direkt auf der Rechnung angezeigt. So behältst sowohl du, als auch dein Kunde die Übersicht.

Um eine Zahlung aufzuzeichen, klicke in der rechten Dropdown-Navigation auf Zahlung aufzeichnen. Jetzt kannst du den Betrag (vollständig oder Teilbetrag) verbuchen.

Sämtliche Zahlungseingänge findest du auch in der Übersicht unter Transaktionen, die du über die linke Seitennavigation erreichst.




➆ BERICHTE

Transaktionen - Finanz- und Arbeitszeitberichte

Projekteinnahmen und Projektausgaben
Im Transaktions-Bereich kannst du alle Ein- und Ausgaben übersichtlich nachvollziehen.



Ausgaben zum Projekt können hier ebenfalls erfasst werden. Diese werden in Rot dargestellt. Klicke dazu auf den Button [+ Kosten aufzeichnen]. Das Buchungsdatum entspricht dabei dem Datum der Erfassung.

Buchungen können nachträglich geändert werden. Bitte beachte dabei aber, dass dies Auswirkungen auf bereits erfolgte Zahlungen haben kann. Verminderst du beispielsweise die Höhe einer bereits erhaltenen Zahlung, könnte die Rechnung als nicht vollständig bezahlt gelten und wieder in den Mahnlauf gelangen.

Der aktuelle Finanzstatus wird dir als Organisator auch im Dashboard als Chart angezeigt. Dabei werden Kommastellen aufgerundet.



Der Finanzbericht gibt einen schnellen Überblick über Projekteinnahmen, Projektausgaben und Gewinn. Er kann nach bestimmten Zeiten selektiert werden.

Um zu diesem Bereich zu gelangen, klicke in der linken Seitennavigation auf Berichte und dort auf Finanzbericht.



Hier findest du eine Übersicht der abrechenbaren Zeiten gemäß der Arbeitszeittabelle. Nur Zeiten, die in der Arbeitszeittabelle den Status Genehmigt haben, werden hier aufgeführt. Du kannst die Zeiten beliebig nach Datum und Mitglied sortieren.





➇ LEADS

Generierung von Interessenten & Kundenkontakten

finalpro stellt dir und dienem Team einen professionellen Lead-Bereich zur Verfügung, mit dem du jede Art von Kontakten optimal organisieren und bearbeiten kannst.


Lead-Aufbau
Als Erstes benötigt man ein Lead-Formular, in das später die Leads erfasst und somit gruppiert werden.

In den Lead-Formularen lassen sich individuelle Eingabefelder und Checkboxen erstellen. In der Lead-Quelle kann man den Kontaktursprung festlegen. Der Lead-Status gibt Auskunft über die Kontakt-Eigenschaft.




Lead-Ansicht
In der Lead-Ansicht werden alle Informationen, einschließlich der zusätzlichen Eingabefelder des Lead-Formulars, übersichtlich dargestellt.


Weitere Informationen zum Umgang mit Leads findest du unter Leads verwenden.


Das Lead-Formular
Leads können grundsätzlich nur über ein Lead-Formular erfasst werden. Um ein neues Formular zu erstellen, gehe in der linken Seitennavigation auf Leads -> Formulare. Klicke dort auf [+ Neues Formular].


Jetzt kannst du das Formular erstellen. Neben bereits vorgegebenen Standardfeldern kannst du nach Belieben weitere Eingabefelder und Checkboxen hinzufügen.

Gebe einen eindeutigen Formulartitel - wie z.B. "Facebook-Kampagne vom 05.11.2021" ein. Im Feld Beschreibung kannst du nähere Angaben dazu hinterlegen.

Wähle einen Beauftragten, der die Leads innerhalb der Kategorie überwachen bzw. bearbeiten soll. Der Beauftragte kann individuell für jedes Lead bei der Leaderfassung geändert werden.

Wähle nun einen Standard-Status aus. Du kannst in der linken Seitennavigation unter Leads -> Status neue Statuseinträge erstellen.

Wähle anschließend eine Standard-Quelle aus. Du kannst in der linken Seitennavigation unter Leads -> Quellen neue Quelleinträge erstellen.

Benutzerdefinierte Felder anlegen
Neben den Standardfeldern kannst du nun weitere Eingabemöglichkeiten für Leadsangaben schaffen. Dabei stehen dir folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Textfeld - legt ein weiteres Textfeld an
Textarea - legt ein mehrzeiliges Textfeld an
Dropdown - legt ein Dropdown-Auswahl gemäß deiner Auswahlmöglichkeiten an
Checkbox - legt Checkboxen gemäß deiner Auswahlmöglichkeiten an, bei denen mehrere Antworten angekreuzt werden können

Trenne Auswahlvorgaben mir einem Komma und Leertaste. Z.B. [A-Interessent, B-Interessent, C-Interessent]...



Ansicht der Zusatzfgelder in der Lead-Ansicht




Erstelle beliebig viele Leads-Quellen. Diese ermöglichen es dir, den Ursprung des Kontakts zurückzuverfolgen. Wenn du zum Beispiel Leads über eine Google-Kampagne generierst, verwende die Quelle "Google". Du solltest die Quelle anlegen, bevor du Formulare oder Leads erstellst.




Der Leads-Status gibt die Eigenschaft des Lead an. Also z.B. "Interessent", "Als Kunden gewonnen", "Kein Interesse" usw. Du solltest den jeweiligen Status anlegen, bevor du Formulare oder Leads erstellst. Der Status kann je nach Bearbeitung des Lead gemäß den Auswahlmöglichkeiten geändert werden.




Lead anlegen
Um ein Lead anzulegen (für Massenimport siehe Punkt Leads importieren), gehe in der linken Navigation auf Leads. Wähle nun das Leadformular aus, in dem du das Lead erstellen möchtest. Solltest du noch kein Formular erstellt haben, hole dies zuerst nach.


Klicke beim gewünschten Formular auf [+ Lead hinzufügen]. Nun öffnet sich das Lead-Eingabeformular. Fülle die notwendigen Felder aus. Wird das Lead in Zusammenhang mit einem bereits angelegten Projekt erstellt, kannst du es dem Projekt zuordnen.

Hinweise zur Eingabe
Achte darauf, dass sowohl ein Status als auch eine Quelle ausgewählt ist.

Gib Telefonnummern immer ohne Leerstellen und ohne Slash bzw. Bindestrich an. Das erleichtert dir die Telefonie über ein Softfone.

Du kannst ein Datum für die Wiedervorlage des Lead festlegen. Klicke dazu in das Wiedervorlagefeld und wähle das Datum sowie die Uhrzeit aus dem Kalender aus. Mit Klick auf die gewünschte Uhrzeit schließt sich der Kalender automatisch. Alternativ klicke außerhalb des Kalenders.

Leads anzeigen
Um zu den Leads zu gelangen, klicke in der linken Seitennavigation auf Leads -> Leads anzeigen.


Nun kannst du auswählen, welche Leads angezeigt werden sollen. Du kannst dir alle Leads anzeigen lassen, alle Leads ohne Projektzuordnung oder Leads zu einem bestimmten Projekt. Hierbei hat der Organisator Zugriff auf alle Leads. Der Projektleiter hat Zugriff auf Leads zu seinen Projekten. Mitglieder haben Zugriff auf Leads über ihren Aufgabenbereich, die ihnen zugeteilt wurden.

Leads filtern & sortieren
Du kannst die Leadansicht zusätzlich nach beliebigen Kriterien filtern. Dazu gebe einfach in das Suchfeld die gewünschten Stichworte ein.

Z.B.: [google Interessent]
In diesem Beispiel werden alle Leads angezeigt, bei denen diese beiden Begriffe vorkommen.

Um die Anzeige zu sortieren, klicke auf die Pfeile der Tabellenüberschriften, wie z.B. Wiedervorlage .

Symbole
öffnet die Lead-Ansicht
öffnet das Lead-Bearbeitungsfenster
wählt die Telefonnummer an
zeigt die Lead-Notizen an



Lead-Ansicht
Die Lead-Ansicht öffnet immer in einem neuen Tabfenster. So kannst du mehrere Leads offen halten. Das ist gerade bei der Telefonie sehr hilfreich.

Alle verfügbaren Informationen zum Lead sind hier übersichtlich dargestellt.

Gesprächsverlauf & Notizen
Du kannst in diesem Memofeld sämtliche Informationen und Gesprächsverläufe festhaten. Bei Klick auf den Button [Timestamp einfügen], wird dein Name, das Datum und die Uhrzeit hinterlegt. Vergiss nicht, deine Eingaben zu speichern, bevor du die Lead-Seite schließt - oder - wenn du nach dem Erfassen einer Notiz auf [Lead bearbeiten] klickst, um z.B. den Termin für die nächste Wiedervorlage zu ändern.

Termin für AG erfassen
Wenn du z.B. für einen Kunden Termine vereinbarst, kannst du hier direkt einen Termin für den Kunden erzeugen. Dieser wird dann im Dashboard des Kunden in seinem Kalender angezeigt.

als Kunde anlegen
Wenn du ein Lead zu einem eignen Kunden für dein Unternehmen machen möchtest, klicke auf den Button als Kunde anlegen. Achte darauf, dass eine Emailadresse des Kunden hinterlegt ist. Das Lead wird automatisch als Kunde in deinem System angelegt. Das Lead selbst bleibt dabei weiterhin bestehen. Es erhält jedoch den Vermerk "bereits als Kunde angelegt".

Datum Wiedervorlage ändern
Klicke dazu auf [Lead bearbeiten] und dann in das Feld [Wiedervorlage]. Wähle über den Kalender ein neues Datum aus.



Importieren
Um Leads zu importieren, klicke in der linken Seitennavigation auf Leads -> Lead import und folge den Anweisungen auf der Seite.


Exportieren
Um Leads zu exportieren, klicke in der linken Seitennavigation auf Leads -> Leads anzeigen. Selektiere die gewünschten Leads.

Wähle nun das Format, in das die selektierten Leads gespeichert werden sollen.




➈ Kundenmanagement

Vertrags-, Dokumenten- & Dateimanagement für Kunden mit Freigabefunktion - sowie Terminierungen jeglicher Art

Stelle hier deinem Kunden kinderleicht Dokumente, Dateien oder Verträge zur Freigabe oder zum Vertragsabschluss zur Verfügung.

Egal ob AV-Verträge, Designvorschläge, Projektdaten, Pflichtenhefte oder allgemeine Aufträge. Dein Kunde kann die Dateien oder Dokumente mittels Link öffnen und downloaden. Mittels Mausklick kann dein Kunde seine Freigabe, seine Einwilligung oder seinen Vertragsabschluss erklären, der als Timestamp sichtbar erfasst wird. Somit kannst du seine Einwilligung bzw. seine Freigabe jederzeit verbindlich belegen.

Damit vereinfachst und beschleunigst du nicht nur die Kundenzusammenarbeit. Deine Kunden erhalten alle Dateien und Dokumente in einer übersichtlichen Chronologie, über die sämtliche Uploads jederzeit erneut aufgerufen und heruntergeladen werden können.

So gelangst du zu diesem Bereich
Klicke in der linken Seitennavigation auf Personen -> Kunden und dann beim gewünschten Kunden auf den Kundennamen. Es öffnet sich dann die Kundenansicht. Gehe dort auf den Reiter Dokumente.

Und so sieht dein Kunde diesen Bereich:

Die Kundenansprache in Du oder Sie hängt vom gewählten Sprachpaket ab.



Du kannst für jeden Kunden beliebige Termine oder Kalenderereignisse erstellen, die er in seinem Kalender angezeigt bekommt.

Dies kannst du über den Kalender unter Mein Aufgabenbereich oder während der Bearbeitung eines Lead in der Lead-Ansicht. Wähle einfach den gewünschten Kunden beim Kalendereintrag aus.

Erstellst du ein Ereignis über Mein Aufgabenbereich, kannst du es auch gleichzeit für Dich und andere Personen erstellen, indem du neben dem Kundennamen die gewünschten Personen ebenfalls hinzufügst.

Und so sieht dein Kunde den Kalendereintrag auf seinem Dasboard

Die Kundenansprache in Du oder Sie hängt vom gewählten Sprachpaket ab.





➉ Videokonferenzen

Im Frühjahr 2022 wird es in finalpro eine integrierte Videokonferenz (wie Teams oder ZOOM) geben. Basierend auf Jitsy ist sie DSGVO-konform und via WEBRTC extrem sicher.


✩ SONSTIGE FUNKTIONEN

Nicht jede Kommunikation hat zwangläufig mit einem bestehenden Projekt oder einer Aufgabe zu tun. Aus diesem Grund haben wir einen eigenen Messenger geschaffen.

Hier kann sich jeder mit jedem austauschen. Dazu können Gruppen und Themen erstellt werden. Ebenso sind Uploads möglich.

Achtung! Bitte beachte, dass Emojis aller Art (auch über ein Smartphone) nicht ünterstützt werden. Es erscheint eine leere Zeile.




Im Lead-Bereich lassen sich Rufnummern direkt mittels Mausklick anwählen. Wenn Du dies über ein Smartphone machst, brauchst du nichts weiter zu beachten.

Wenn du über den PC mittels einer Dialersoftware (z.B. MicroSIP) telefonierst, kannst du die Rufnummer mittels der Call-Präfixeinstellung an den Dialer übergeben.

Call-Präfix-Einstellungen
Gehe als Organisator auf Einstellungen und wähle im Dropdownfeld Call-Präfix aus. Nun stehen dir 2 Optionen zur Verfügung. Es gibt einen Präfix vor- und nach der Rufummer, die du angeben kannst. Erkundige dich bei deinem Dialer-Anbieter, wie die Werte lauten müssen. Wenn Du das kostenlose MicroSIP ➶ für Windows benutzt, benötigst du nur den Präfix vor der Rufnummer. Trage dort sip: ein.

Bitte beachte auch, dass die Rufnummern richtig konfiguriert sein müssen. Vermeide Leerstellen oder Slashzeichen. Richtig wären folgende Formatierungen: +492215000500 oder 0221500500.

ACHTUNG! Probiere die Einstellungen solange aus, bis die Rufnummer übergeben wird. Erst dann solltest du die Windowsmeldung "immer mit diesem Programm öffnen?" bestätigen.


Sprache wählen
Über die Kopfnavigation kann jeder aus unterschiedlichen Sprachen wählen. Bitte beachte dabei, dass hierbei lediglich Systemtexte und Überschriften geändert werden.


Manchmal ist es notwendig, bestimmte Personen über eine Ankündigung in Kenntnis zu setzen. Klicke dazu in der linken Seitennavigation auf den Menüpunkt [Ankündigungen].

Erstelle eine neue Ankündigung über [+ Neu hinzufügen]. Du kannst dabei auswählen, wer die Ankündigung sehen soll [nur Mitglieder | nur Kunden | alle]. Die Ankündigung erscheint dann innerhalb des festgelegten Zeitraumes auf der Startseite.




Der Papierkorb ist nur für den Organisator aufrufbar!
In fast allen Programmbereichen lassen sich Daten in den Papierkorb verschieben. Der Papierkorb dient dabei als Sicherheit, um z.B. versehentlich gelöschte Daten wieder bereitzustellen zu können.

finalpro ist sehr leistungsstark und arbeitet auch bei einer großen Datenbank recht flüssig. Daher ist es in den meisten Fällen nicht notwendig, Daten zu löschen. Denn beim Löschen werden auch eventuelle Datenbezüge mitgelöscht. Wenn du dir also unsicher bist, ob du die Daten noch (irgendwann) benötigst, dann lasse sie im Papierkorb.




Intelligente Suche
Es gibt 2 unterschiedliche Suchbereiche, die du nutzen kannst.

❶ Globale Suche
Wenn du etwas im Projektbereich suchst, dann benutze die Suche in der linken Seitennavigation.

Trage hier das gesuchte Wort oder die Nummer ein. Wenn du direkt ein *chen hinter dem Wort setzt, erzielst du ein besseres Suchergebnis. Also z.B. Mustermann*.

Gesucht wird in: Aufgaben, Aufgabenlisten, Angebote, Rechnungen, Diskussionen, Dokumente, Kommentare und Tickets.

❷ Suchen und selektieren in Echtzeit
Innerhalb von Suchboxen steht dir eine zusätzliche Such- und Selektionsmöglichkeit zur Verfügung.

So kannst du, wie in diesem Beispiel, nach bestimmten Kriterien in Datensätzen suchen. Mehrere Stichworte (die nicht ausgeschrieben sein müssen) sind dabei ebenso möglich. In dem abgebildeten Beispiel wird die Lead-Liste gemäß der Suche nach Google und Interessent auf die jeweiligen Treffer in Echtzeit reduziert. Mögliche Suchtreffer sind so direkt ersichtlich. Natürlich kannst du so auch nach beliebigen Datumseinträgen suchen.

Um die Ergebnisse zusätzlich zu sortieren, klicke auf die Pfeile der Tabellenüberschriften, wie z.B. der Wiedervorlage





✪ Updates & Programmwünsche

Updates
Updates und Erweiterungen werden automatisch in dein finalpro installiert. Über Updates & Infos in der linken Seitennavigation kannst du den Updateverlauf verfolgen.

Anpassung an Deine Wünsche
Du benötigst ein Zusatzmodul bzw. zusätzliche Funktionen? Gerne erstellen wir dir ein passendes Angebot. Sende uns dazu einfach eine Email oder rufe uns an.








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