DAS OPERATIVE SYSTEM FÜR PROJEKTORIENTIERTE TEAMS

Kunden, Projekte, Vertrieb & Teams.
Eine Struktur.

finalpro verbindet Kunden, Projekte, Vertrieb und Abläufe in einem System – für projektorientierte Teams, auch remote.

Kein weiteres Tool. Eine durchgängige operative Struktur, die Insellösungen ersetzt.

Ø 14 Stunden weniger Aufwand pro Monat je Mitarbeiter – basierend auf echten Nutzungsdaten aktiver finalpro-Teams.
finalpro – Dashboard für Angebote, Auftragsführung und Echtzeit-Kennzahlen


Wo im Arbeitsalltag Effizienz & Zeit verloren gehen

Informationen liegen verteilt

in Mails, Tools und Köpfen

Status-Updates passieren im Chat

statt zentral sichtbar zu sein

Kunden fragen nach Fortschritt

auch wenn intern alles klar ist

Abläufe funktionieren

aber nur, weil bestimmte Leute alles im Kopf haben


Deadlines werden zwar eingehalten

jedoch mit viel Abstimmung

Projekte laufen

solange die richtigen Leute verfügbar sind

Neukunden entstehen

jedoch ohne Fokus - ohne System

Alles läuft

– irgendwie
 




So verändert finalpro den Arbeitsalltag


So verändert finalpro den Arbeitsalltagt


Sofort erkennen, wo Potenzial verloren geht

Alle Aufgaben, Fortschritte und Engpässe sind sichtbar. Du erkennst sofort, wo es läuft und wo du eingreifen musst.


Abläufe laufen weiter – auch ohne Nachfragen

Abhängigkeiten, Zuständigkeiten und nächste Schritte sind automatisch klar. Dein Team arbeitet weiter, ohne ständige Abstimmungen.


Kunden werden Teil des Ablaufs

Freigaben, Rückfragen und Uploads passieren direkt im Prozess. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt Projekte messbar.




Der Effekt



Direkte Entscheidungen - statt in Tagen

Weniger Abhängigkeit vom Geschäftsführer

Projektaufträge ohne Reibung & Chaos

Marketing, das gezielt im Hintergrund arbeitet

Automatisierungen, die wertvolle Zeit einsparen

Kundengewinnung mit System & Struktur

Mehr Umsatz, ohne zusätzliches Personal

Prozesse & Strukturen, die skalierbar sind




Wenn alle im selben System arbeiten



Abläufe sind für alle klar geregelt und ersichtlich
Entscheidungen fallen schneller, weil Infos sofort sichtbar sind
Meetings reduzieren sich deutlich, weil Abläufe klar sind
Abstimmungen werden kürzer, weil Zuständigkeiten klar sind
Aufträge laufen stabil, weil Abhängigkeiten sichtbar sind
Kunden fragen selten nach, weil Fortschritt transparent ist
Neukunden und Upsells entstehen systematisch, statt zufällig


Mit finalpro arbeitet dein Team in klaren Abläufen statt im Abstimmungs-Modus. Teams gewinnen Ø über 14 Stunden mehr Fokuszeit pro Mitarbeitenden und Monat zurück.



Use-Cases


Vom Lead bis zum fertigen Projekt ohne Medienbrüche

" Das eigentliche Problem war, dass unsere Prozesse an mehreren Stellen unterbrochen waren.

Ein Kunde kam über den Vertrieb, dann wurde ein Angebot erstellt, danach musste jemand daraus den Auftrag machen und anschließend das Projekt aufsetzen. Dazwischen wurden Informationen immer wieder übertragen oder per E-Mail weitergegeben.

Mit finalpro konnten wir diese Abläufe viel stärker miteinander verbinden.

Die Informationen aus dem Vertrieb stehen für die nächsten Schritte zur Verfügung und aus einem Auftrag kann direkt ein strukturiertes Projekt entstehen.

Dadurch haben wir weniger doppelte Arbeit und müssen weniger Informationen von einer Stelle zur nächsten übertragen.

Unser Ablauf ist dadurch einfach zusammenhängender geworden. "

Vertrieb endlich als Prozess abbilden und steuern
" Wir haben unseren Vertrieb früher hauptsächlich über einzelne Aktivitäten betrachtet.

Heute bilden wir unterschiedliche Vertriebsprozesse als eigene Lead-Projekte in finalpro ab. Dafür können wir die Stati selbst definieren und dahinter passende Workflows legen.

Wenn beispielsweise ein Lead einen bestimmten Status erreicht, kann automatisch der nächste Schritt ausgelöst werden – bis hin zur Angebotserstellung und der späteren Angebotsnachfassung.

Gleichzeitig sehen wir alle Aktivitäten zu einem Lead oder Kunden an einer Stelle. Wir müssen also nicht erst verschiedene Informationen zusammensuchen, um zu verstehen, was bisher passiert ist.

Was ich besonders hilfreich finde: Wir können unsere einzelnen Vertriebsprozesse auch auswerten. Wir sehen, wie effektiv ein Lead-Projekt läuft und wie lange es vom ersten Kontakt bis zum Abschluss dauert.

Dadurch können wir viel besser erkennen, wo unser Vertrieb funktioniert und wo wir unseren Prozess verändern sollten. "

Mehr Angebotsannahmen durch einen automatisierten Prozess
" Früher haben wir Angebote verschickt und dann erst einmal gewartet.

Wenn ein Angebot raus war, mussten wir selbst daran denken, wann wir beim Kunden noch einmal nachfragen sollten. Gerade wenn viele Angebote gleichzeitig offen waren, ist da schon mal etwas durchgerutscht.

Mit finalpro läuft das heute deutlich strukturierter. Wir können Angebote digital verschicken und der Kunde kann sie direkt online annehmen. Wenn keine Entscheidung kommt, wird automatisch nachgefasst.

Das nimmt uns im Alltag einiges ab. Vor allem müssen wir nicht mehr ständig überlegen, bei welchem Angebot wir eigentlich noch einmal hinterhergehen wollten.

Wir haben dadurch heute deutlich mehr Kontrolle über den gesamten Angebotsprozess und bekommen mehr Angebote zur Entscheidung. "

Endlich sehen, wo Zeit und Geld verloren gehen
" Wir hatten viele Zahlen, aber trotzdem nicht wirklich den Überblick.

Wir konnten zwar sehen, was wir umgesetzt und verkauft haben. Was uns gefehlt hat, war der Zusammenhang.

Mit finalpro können wir heute viel genauer hinschauen: Wo wird bei Aufgaben mehr Zeit gebraucht als geplant? Wie effektiv ist unser Vertrieb? Welche Vertriebsmitarbeiter erzielen welche Ergebnisse? Welche Projekte sind rentabel und welche nicht?

Auch bei unseren Dienstleistungen und Produkten können wir erkennen, welche Bereiche wirtschaftlich funktionieren und bei welchen wir genauer hinschauen müssen.

Für mich ist der große Unterschied, dass ich nicht mehr nur einzelne Zahlen sehe, sondern Zusammenhänge erkennen kann. "

Kunden geben schneller frei und fragen weniger nach
" Unsere Kunden haben früher sehr oft gefragt, wie weit ihr Projekt ist.

Das waren meistens keine großen Fragen, aber sie kamen ständig: Was ist schon fertig? Was fehlt noch? Wann können wir freigeben?

Heute geben wir unseren Kunden Zugriff auf ihr Projekt in finalpro. Dabei können wir selbst festlegen, welche Informationen der jeweilige Kunde sehen darf. Unsere internen Informationen bleiben natürlich intern.

Der Kunde sieht genau das, was für ihn relevant ist, kann den Projektfortschritt selbst verfolgen und Freigaben direkt im Projekt erteilen.

Das hat bei uns einiges verändert. Die Kunden müssen nicht mehr für jede Kleinigkeit bei uns nachfragen und wir bekommen Freigaben wesentlich schneller.

Für uns ist das weniger Aufwand und für den Kunden gleichzeitig deutlich mehr Transparenz. "

Neue Projekte starten, ohne jedes Mal bei null anzufangen
" Wir haben unsere Projekte früher jedes Mal wieder neu angelegt.

Obwohl sich viele unserer Aufträge ähneln, haben wir die einzelnen Aufgaben immer wieder neu zusammengestellt. Dabei war natürlich auch die Gefahr da, dass einmal etwas vergessen wird.

Mit finalpro können wir einen bestehenden Workflow einfach für einen neuen Auftrag klonen.

Damit sind die Aufgaben für die beteiligten Mitarbeiter direkt angelegt und jeder sieht, was er zu tun hat. Wenn bei einem bestimmten Auftrag etwas anders läuft, passen wir den Workflow einfach noch an.

Das spart uns vor allem bei der Projektanlage viel Zeit.

Und wir haben inzwischen viel mehr Sicherheit, dass bei einem neuen Auftrag auch wirklich alle wichtigen Schritte berücksichtigt sind. "

Jeder weiß, was zu tun ist – ohne ständige Abstimmung
" Wir haben viel Zeit mit Abstimmung verbracht, obwohl eigentlich jedem klar war, was gemacht werden musste.

Das Problem war oft gar nicht die Aufgabe selbst. Es ging eher um Fragen wie: Wer macht das? Ist das schon erledigt? Wer wartet gerade auf wen?

Mit finalpro sind die Aufgaben direkt den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet und für jeden sichtbar.

Dadurch müssen wir vieles nicht mehr ständig mündlich oder per E-Mail klären. Jeder kann nachsehen, was bei ihm ansteht und wie der aktuelle Stand ist.

Wir haben dadurch weniger Abstimmung und gleichzeitig mehr Klarheit im Team. "

Alle Informationen dort, wo sie gebraucht werden
" Wir wussten meistens, dass die Unterlage irgendwo existiert – nur wo, war manchmal die Frage.

Dokumente und Dateien waren bei uns an unterschiedlichen Stellen verteilt. Dazu kamen E-Mails, Ordner und verschiedene Ablagen.

Mit finalpro können wir Dateien dort hinterlegen, wo sie im Arbeitsprozess gebraucht werden – beim Lead, beim Kunden, im Projekt oder bei einem anderen Vorgang. Über die Zugriffsrechte können wir festlegen, wer auf welche Informationen zugreifen darf.

Wenn wir heute einen Kunden aufrufen, haben wir die wichtigen Informationen direkt zusammen: Daten, Aktivitäten, Angebote, Rechnungen und die dazugehörigen Dokumente.

Wir suchen deutlich weniger und müssen viel seltener jemanden fragen, wo eine bestimmte Unterlage liegt. "

Weniger Rückfragen durch direkten Einblick ins Projekt
" Wir haben unterschätzt, wie viel Zeit uns kleine Kundenrückfragen kosten.

‚Wie ist der Stand?‘, ‚Ist das schon erledigt?‘ oder ‚Was fehlt noch?‘ – einzelne Fragen sind kein Problem. Wenn solche Fragen aber bei vielen Projekten regelmäßig kommen, summiert sich das.

Mit finalpro können wir unseren Kunden direkt Einblick in ihr Projekt geben.

Dabei entscheiden wir selbst, was der jeweilige Kunde sehen kann und was nicht.

Viele Informationen kann der Kunde dadurch selbst nachvollziehen, ohne uns jedes Mal anschreiben zu müssen.

Das reduziert bei uns tatsächlich einiges an E-Mail-Pingpong und gleichzeitig haben unsere Kunden einen besseren Überblick über ihr Projekt. "

Bewährte Abläufe einfach wiederverwenden
" Unsere Projekte waren oft ähnlich, aber wir haben sie trotzdem jedes Mal neu geplant.

Irgendwann haben wir gemerkt, dass wir damit eigentlich jedes Mal wieder Zeit verschenken.

In finalpro haben wir unsere wiederkehrenden Abläufe als Workflows hinterlegt. Bei einem neuen Auftrag können wir diese einfach übernehmen und bei Bedarf anpassen.

Das bedeutet, dass die wichtigsten Aufgaben von Anfang an vorhanden sind und wir nicht jedes Projekt wieder von null aufbauen müssen.

Unsere bewährten Abläufe sind dadurch zu einem festen Bestandteil unserer Projektarbeit geworden. "

Vom gewonnenen Auftrag direkt in die Umsetzung
" Bei uns ging nach dem Verkauf oft erst einmal die Sucherei los.

Der Auftrag war gewonnen, aber dann mussten die Informationen aus Angebot, E-Mails und Gesprächen wieder zusammengesucht werden. Das war unnötig und natürlich nicht gerade ideal für die Übergabe an das Projektteam.

Mit finalpro bleiben die Informationen aus dem Vertriebsprozess erhalten und können für das Projekt weiterverwendet werden.

Unser Projektteam muss dadurch nicht alles noch einmal zusammensuchen und der Kunde muss Informationen nicht mehrfach liefern.

Wir können einen gewonnenen Auftrag heute wesentlich sauberer in die Umsetzung übergeben. "

Flexible Anpassung
" Wir hatten einen Prozess, der einfach nicht zu einer Standardsoftware gepasst hat.

Wir hatten eine konkrete Anforderung, die so in finalpro zunächst nicht enthalten war. Für uns war dieser Prozess aber wichtig, deshalb haben wir gefragt, ob sich dafür eine individuelle Lösung entwickeln lässt.

Das wurde dann tatsächlich für uns umgesetzt und in finalpro integriert.

Für uns war das wichtig, weil wir dadurch unseren bestehenden Ablauf nicht komplett verändern mussten, nur weil die Software ihn nicht abbilden konnte.

Wir nutzen finalpro heute deshalb nicht nur so, wie es standardmäßig vorgesehen ist, sondern so, wie es für unser Unternehmen sinnvoll ist. "

Neue System einführen, ohne den Alltag auf den Kopf zu stellen
" Wir hatten ehrlich gesagt etwas Sorge vor der Umstellung.

Eine neue Software einzuführen bedeutet bei uns immer erst einmal Aufwand. Wir wollten deshalb auf keinen Fall, dass das Tagesgeschäft darunter leidet oder unser Team plötzlich alles gleichzeitig umstellen muss.

Bei finalpro war das viel unkomplizierter als erwartet. Wir wurden bei der Einführung eng begleitet und haben zunächst einfach mit neuen Auftragsprojekten gearbeitet. So konnten wir finalpro Schritt für Schritt in unseren Alltag übernehmen.

Dadurch mussten wir nicht von heute auf morgen alles umstellen. Die Umstellung ist eher nebenbei passiert und hat bei uns erstaunlich wenig Unruhe verursacht.

Was ich außerdem sehr schätze, ist der Support. Wenn wir eine Frage haben, können wir einfach direkt mit jemandem sprechen. Wir müssen kein Ticket schreiben und dann darauf warten, dass sich irgendwann jemand darum kümmert.

Für uns war deshalb nicht nur die Software entscheidend, sondern vor allem die Art, wie finalpro eingeführt und begleitet wird. "

Keine Suche mehr: Alles zum Kunden direkt im Zugriff
" Wir hatten eigentlich alle Informationen – nur nicht an einem Ort.

Der Vertrieb hatte seine Informationen, das Projektteam seine Unterlagen und vieles lief zusätzlich über E-Mail. Wenn man etwas gesucht hat, musste man sich teilweise erst einmal durch verschiedene Stellen arbeiten.

Mit finalpro haben wir die Informationen viel stärker zusammengeführt.

Wenn ich heute einen Kunden aufrufe, sehe ich direkt, was bisher passiert ist und welche Vorgänge dazu gehören. Dadurch müssen wir nicht mehr so viel zusammensuchen oder andere Mitarbeiter fragen.

Das klingt nach einer Kleinigkeit, aber im täglichen Arbeiten spart uns das wirklich viel Zeit. "

Jetzt können wir ohne Probleme weiter wachsen
" Mit zunehmender Auftragszahl wurde es für uns immer schwieriger, unsere Abläufe überall gleich zuverlässig umzusetzen. Vieles hing davon ab, wer einen Auftrag bearbeitet hat und wie erfahren der jeweilige Mitarbeiter war.

Mit finalpro haben wir unsere Prozesse Schritt für Schritt standardisiert. Wiederkehrende Aufträge folgen heute klar definierten Workflows und jeder Beteiligte weiß, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen.

Das merken vor allem unsere Kunden. Sie bekommen einen verlässlicheren Ablauf und müssen nicht jedes Mal neu erklären, wie etwas bei uns funktionieren soll. Auch wenn mehrere Mitarbeiter an einem Auftrag beteiligt sind, bleibt der Prozess nachvollziehbar und konsistent.

Wir können heute mehr Aufträge bearbeiten, ohne dass die Qualität und Verlässlichkeit unserer Leistung davon abhängen, wie stark unser Unternehmen gerade wächst.

Genau das hat für uns Skalierbarkeit verändert: Wir wachsen, ohne dass unsere Kunden den organisatorischen Mehraufwand spüren und ohne neues Personal einstellen zu müssen. "




30 Minuten - direkte Terminauswahl - keine Verpflichtung





Effizienz mit finalpro sichtbar machen
Berechne, welches wirtschaftliche Potenzial eine strukturiertere Arbeitsweise bei euch haben könnte.



Deine aktuelle Situation

Anzahl Personen, die in Aufträgen, Projekten und Vertrieb involiert sind (auch remote / Freelancer)
Eine grobe Schätzung genügt – wir rechnen konservativ
finalpro spart durchschnittlich 14 Stunden pro User und Monat. Bei vollständiger Nutzung der Workflows und Automatisierungen sind 20 Stunden realistisch – in manchen Teams sogar mehr.
Wie viele Stunden benötigt ein typisches Projekt oder ein Auftrag im Durchschnitt?

Dein wirtschaftliches Potenzial

Jährliches Potenzial

Basierend auf Zeiteinsparung und zusätzlicher
gewonnener Auftragskapazität

Netto-Nutzen im Verhältnis zum Aufwand

Zeitersparnis/Woche

rechnet sich nach



           

finalpro passt sich deinen Abläufen an — nicht umgekehrt.
Der Einstieg gelingt Schritt für Schritt – ohne das Tagesgeschäft auszubremsen.

   
Schneller Einstieg ohne Komplettumstellung

Starte mit neuen Projekten und Aufträgen in finalpro – während deine bestehenden Prozesse einfach erstmal weiterlaufen.

finalpro ist intuitiv und für alle Nutzer leicht verständlich. In unseren Live-(Team-)Onboardings holen wir alle Beteiligten schnell ins Boot, schaffen klare Strukturen und sorgen für einen reibungslosen Start - Inkl. dauerhaftem Live-Support.

   
Alle Daten bleiben dort, wo sie hingehören.

Höchster Datenschutz & Datensicherheit mittels persönlicher, isolierter Installation auf unseren Webservern in Deutschland, garantieren dir einen bestmöglichen Schutz sowie eine 99%ige Verfügbarkeit.

Keine Limits. Keine Bremsen. Unbegrenzte Projekte, Aufträge, Leads, Kunden und Prozesse schaffen eine optimale Grundlage für messbaren und skalierbaren Output.

   
finalpro wächst mit dem Unternehmen mit.

Mit finalpro setzt du dauerhaft auf die richtige Lösung für dein Business.

Wann immer deine Ansprüche wachsen, bietet dir unsere Entwicklung die Möglichkeit der individuellen Erweiterung nach eigenen Wünschen an.

Profitiere automatisch von unseren weiteren Updates und neuen Funktionsbereichen.



30 Min. - direkte Klarheit - keine Verpflichtung



Weitere Fragen rund um finalpro

Ja. Bereits Teams ab etwa 3 Personen profitieren von finalpro.
Nach der Bereitstellung ist das System sofort einsatzbereit. Viele Teams beginnen zunächst damit, neue Aufträge über finalpro abzuwickeln. So erfolgt die Umstellung Schritt für Schritt und bestehende Prozesse können zunächst weiterlaufen.
In einem persönlichen Webmeeting besprechen wir zunächst, wie ihr mit finalpro starten möchtet. Anschließend richten wir euer System auf unserem Server ein.

In den folgenden Monaten begleiten wir euch aktiv in gemeinsamen Webmeetings und helfen dabei, die optimale Struktur und passende Workflows für euer Unternehmen aufzubauen.

So lernt das gesamte Team den einfachen Umgang mit dem System Schritt für Schritt.
Im ersten Jahr begleiten wir neue Kunden intensiv bei der Einführung.

Dabei unterstützen wir euch bei der Strukturierung eurer Prozesse und beim optimalen Einsatz des Systems.

Auch danach steht unser Live-Support dauerhaft zur Verfügung.
Der jährliche Preis richtet sich nach der Größe deines Teams.

Im ersten Jahr fällt zusätzlich eine einmalige Einrichtungspauschale an. Diese beinhaltet die Bereitstellung des Systems, die technische Einrichtung sowie die persönliche Begleitung bei der Struktur- und Prozessabbildung in mehreren Webmeetings.

Den genauen Preisumfang besprechen wir transparent in einem kurzen Gespräch.
Ja. In einem kurzen Webmeeting zeigen wir dir finalpro live und beantworten deine Fragen.

Du erhältst einen klaren Überblick darüber, wie das System in deinem Unternehmen eingesetzt werden kann – ganz unverbindlich.

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